Organizzazione aziendale: da dove comincio?

In poche parole, trattasi di una serie di processi e procedure per ottimizzare i tempi, la disponibilità delle risorse umane, la produzione, diminuire gli sprechi, aumentare i margini, avere meno stress e imprevisti sul lavoro (i mali peggiori e più comuni per una Piccola Media Impresa).

In questo articolo chiariremo quanto è importante il benessere organizzativo aziendale, approfondiremo come il clima aziendale può essere valutato e quali sono gli strumenti utili per elaborare una buona organizzazione.

L’organizzazione interna è l’insieme di tutte le risorse che compongono l’azienda che lavorano in sinergia per raggiungere gli obiettivi prefissati, come la massimizzazione dei profitti, la soddisfazione dei clienti, l’efficienza operativa, ma anche la motivazione dei dipendenti.

Lo strumento principe dell’organizzazione aziendale sono i processi lavorativi.

Una buona organizzazione interna è fondamentale per il successo di un’azienda perché permette di gestire in modo efficace le attività quotidiane e di raggiungere gli obiettivi aziendali in modo programmato.

Inoltre, può aiutare a identificare le lacune nell’azienda, consentendo di implementare i necessari miglioramenti e di adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato.

Ma cosa succede nel momento in cui l’azienda ha una cattiva organizzazione aziendale? Scopriamolo!

È importante considerare i potenziali rischi associati a una cattiva organizzazione aziendale.

Tra i principali rischi si possono citare:

• La disparità dei carichi di lavoro tra i dipendenti. È fondamentale gestire adeguatamente il proprio personale, evitando che alcune persone si sovraccarichino di lavoro e altre no. Questo può portare all’assenza di collaborazione e spirito di squadra. Per evitare tale situazione bisogna creare un ambiente di lavoro piacevole e stimolante per tutti i dipendenti, affinché si sentano motivati e collaborino con il giusto spirito di squadra.

  • Esempio —> dipendenti pieni di lavoro e altri che “non fanno nulla”, collaboratori che litigano tra loro per le attività da fare, non si sa bene chi deve fare cosa, ecc..

• Confusione dei ruoli stabiliti. Le sovrapposizioni dei ruoli e dei compiti potrebbero rallentare il lavoro e creare ostilità tra colleghi, aumentando la competizione tra loro. Questo porta anche a uno spreco del tempo e un ritardo sulle consegne.

  • Esempio —> un collaboratore comincia un’attività, un altro pure, si sovrappongono, entrambi si fermano, il lavoro viene lasciato a metà; ecc..

• Demotivazione del manager: la mancanza di motivazione può ostacolare la sua capacità di guidare il team in modo efficace. È importante che abbia una chiara comprensione del lavoro svolto dai dipendenti, conoscendo in modo dettagliato le rispettive responsabilità e competenze. In assenza di queste informazioni, il manager (o il responsabile, titolare, amministratore) potrebbe avere difficoltà a individuare i punti di forza e di debolezza dell’organizzazione e a identificare le aree in cui migliorare, causando una riduzione dell’efficienza e della produttività.

  • Esempio —> “a chi faccio fare questo lavoro, e questo? Quali sono i miei obiettivi? Non so se riuscirò a raggiungerli, ma fa niente..”; ecc..

Un altro elemento fondamentale da non sottovalutare è il clima aziendale.
È importante procedere con un’attenta analisi del clima aziendale proprio per evitare di creare un ambiente non solo poco produttivo, ma anche spiacevole per i dipendenti.

Come abbiamo appena accennato, l’organizzazione interna incide sul clima dell’azienda, che altro non è che quell’insieme di sensazioni condivise che hanno coloro che lavorano nei confronti dell’impresa e dei colleghi.

Analizzare il clima aziendale è fondamentale per conoscere il livello di benessere percepito dalle persone che quotidianamente lavorano per far vivere e crescere l’impresa. Ma come valutarlo?

È possibile misurarlo tramite questionari da sottoporre ai collaboratori in modo anonimo per esaminare le dinamiche organizzative, ma anche i rapporti individuali e interpersonali: un’atmosfera propositiva e positiva è la chiave per raggiungere con più facilità gli obiettivi prefissati, per essere più efficienti e per rendere i dipendenti davvero coinvolti in un progetto o le attività quotidiane.

Oppure, si può valutare il clima aziendale con l’aiuto di un consulente esterno il quale andrà a parlare con ogni collega e dipendente. Dopo ogni colloquio, esso redigerà una relazione per ogni persona e mettendole insieme ci si rende conto dell’atmosfera che abbiamo nell’ambiente lavorativo.

Bisogna sottolineare che l’analisi del clima interno è personalizzabile a seconda delle dimensioni dell’azienda e delle proprietà organizzative ed è importante tenere in considerazione alcune variabili:

• Qualità del rapporto con l’azienda, i colleghi e i superiori.

• Soddisfazione della propria funzione.

• Collaborazione e coesione del gruppo di lavoro.

• Livello del carico di lavoro.

• Livello di sostegno da parte dei superiori.

• Sicurezza.

• Senso di appartenenza.

Per elaborare una buona organizzazione aziendale è necessario avere diversi strumenti, tra cui:

• Organigramma aziendale; uno schema grafico che permette di offrire una visuale su ruoli, suddivisione dei compiti e quindi la responsabilità dei singoli individui. Necessita di un continuo aggiornamento per rispondere a possibili cambiamenti.

• Mansionario; uno strumento che indica in modo dettagliato i compiti di ciascun collaboratore (o dipendente), molto utile (indispensabile) da affiancare all’organigramma aziendale; così tutti sanno cosa devono fare e cosa non devono fare.

• Strumenti digitali per la comunicazione e la condivisione.

  • Agenda digitale – Google Calendar o simile, per gestire agende e appuntamenti condivisi da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, telefono, ecc.).

  • Chat e canali di comunicazione – WahtsApp o Slack per parlare velocemente con i colleghi, condividere documenti e informazioni, ecc..

  • Gestionali e organizzativi – ClickUp, Notion, ERP (leggi questo articolo per saperne di più su questo software) o simili sono software per l’organizzazione dei progetti e delle attività di squadra o individuali.

  • Mail su telefono e sul pc.

Esistono altri strumenti per organizzare il lavoro, ma sicuramente l’organigramma aziendale, affiancato al mansionario, non può mancare se si vuole migliorare l’organizzazione interna. Una volta impostati questi due, si avrà la visione più chiara degli strumenti software e hardware che servono ai collaboratori.

Quali sono i fattori da considerare per elaborare un organigramma e quali sono le principali strutture di questo strumento?

Bisogna prendere in considerazione i ruoli di tutti i dipendenti, le funzioni e la gerarchia costituita nell’azienda.
In questo modo, una volta definito, l’organigramma mostra la struttura, la leadership, i compiti e il coordinamento.

Esistono 3 tipi di organigramma per l’organizzazione aziendale:

• Gerarchico – aiuta la comunicazione tra manager e dipendenti grazie a uno schema a piramide molto semplice e chiaro da comprendere.

  • Il più usato, anche da noi consigliato.

• A matrice – è utile per tutte le aziende composte da più di un direttore o superiore.

• Piatto – non vengono inserite le posizioni intermedie, ma solo i managers e dipendenti per una comunicazione più diretta.

Leggi questo articolo per scoprire come la digitalizzazione influisce sull’organigramma e l’integrazione degli strumenti in azienda.

E per quanto riguarda le piccole imprese? Valgono le stesse regole?

Ti svegliamo un segreto: Si!

Piccola non significa poco organizzata, anzi. Proprio perché l’impresa è di dimensioni ridotte (7, 10, 15 o 20 persone) ha bisogno di definire fin da subito ruoli, mansioni, gerarchie. È importante individuare quale tipo di organigramma (gerarchico, a matrice, piatto) si adatta alla tipologia dell’azienda in modo tale da consolidare, e con il tempo aumentare, il rendimento di tutta la catena produttiva.

Una visione chiara dell’organizzazione aziendale sarà molto utile per i nuovi arrivati che non avranno dubbi a chi devono rivolgersi qualora sorgessero problemi da risolvere.

È proprio grazie a una precisa e dettagliata organizzazione che si conquisterà un benessere aziendale che si tradurrà in tempo risparmiato, denaro guadagnato e, ultimo ma non ultimo, stress limitato.

L’organizzazione interna di un’azienda è fondamentale per il successo dell’imprese stessa, perché permette di gestire le attività quotidiane in modo efficiente e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

A braccetto con l’organizzazione interna, il clima aziendale: solo grazie a un’attenta analisi si può valutare il benessere percepito dai dipendenti e migliorare così anche l’organizzazione interna.

Lo sai anche tu quando il clima aziendale non è buono; vedi colleghi “sfavati”, tristi o demotivati; altri litigano tra loro, ecc..). Non aspettare troppo per risolvere questi problemi!

Non si deve mai dimenticare l’elemento più importante: il fattore umano. Il benessere di ogni singolo dipendente è la chiave per un’azienda sana e di successo (e fa parte della sostenibilità aziendale).
Perché più che degli ingranaggi che fanno funzionare la giostra dell’impresa, i dipendenti sono il plus che dà valore all’azienda.

Prendersene cura è una responsabilità che si tradurrà in risultati concreti anche nel breve periodo.

Il successo condiviso da tutte le parti dell’azienda darà presto i suoi frutti e i tuoi collaboratori rimarranno a lungo a lavorare con te, in un mondo dove le dimissioni per infelicità o non sentirsi appartenere sono all’ordine del giorno.

Cosa fare ora?

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