Ogni impresa, prima o poi, attraversa una fase in cui i processi rallentano, smettono di essere alleati e iniziano a diventare un peso. In questi casi il Business Process Reengineering diventa un passaggio fondamentale per riorganizzarsi con maggiore lucidità, mettendo in discussione ciò che si è sempre fatto.
Un percorso che richiede visione e coraggio, ma che restituisce alle PMI quella fluidità operativa capace di sostenere la crescita e renderle davvero competitive.
Cos’è il Business Process Reengineering e come funziona nelle PMI
Il Business Process Reengineering (BPR) è un approccio manageriale che invita a riguardare le attività interne con occhi nuovi. Si tratta di una vera e propria reingegnerizzazione per ottimizzare i processi aziendali migliorando efficienza, qualità, velocità e riduzione dei costi.
Per le PMI, questo approccio può fare la differenza. Spesso, nel corso degli anni, i processi crescono in modo spontaneo, stratificandosi senza una logica chiara: attività manuali lente, passaggi ripetitivi, sistemi non integrati, procedure che sopravvivono per inerzia.
Attraverso il Business Process Reengineering è possibile ridisegnare la struttura operativa e digitalizzare i flussi, eliminando attività a basso valore aggiunto e trasformando l’azienda in un sistema più agile.
Approcci e metodologie del Business Process Reengineering
Il BPR può essere affrontato con diversi metodi, ma nelle PMI l’approccio che genera i risultati più concreti è quello Lean, perché permette di intervenire in modo chirurgico senza bloccare l’operatività o stravolgere l’organizzazione.
L’idea centrale è semplice ma potente: partire dai processi esistenti, comprenderli davvero e liberarli da tutto ciò che non crea valore. Questo significa lavorare su alcuni principi chiave:
- Eliminazione degli sprechi e delle attività irrilevanti, che spesso rappresentano una percentuale significativa del tempo speso in azienda.
- Riduzione dei tempi di attraversamento, migliorando la fluidità dei passaggi e la collaborazione tra reparti, soprattutto dove i flussi informativi sono frammentati.
- Standardizzazione delle attività ripetitive, perché ciò che è caotico o variabile aumenta errori, costi e rallentamenti.
- Uso mirato e consapevole dei dati, trasformandoli in uno strumento decisionale immediato grazie a dashboard, KPI e sistemi integrati.
- Miglioramento continuo (metodo Kaizen), per assicurare che il cambiamento non sia un progetto isolato, ma un’abitudine organizzativa.
In questo modo, il miglioramento dei processi aziendali diventa un percorso pragmatico, capace di generare benefici visibili sin dalle prime settimane di lavoro.
Fasi del processo di Business Process Reengineering
Le fasi del Business Process Reengineering seguono un percorso strutturato che si fonda su un dialogo continuo con le diverse figure coinvolte, attivato in momenti diversi del progetto.
Il contributo della direzione è centrale nell’impostazione dei risultati attesi, mentre il lavoro si sviluppa progressivamente all’interno dell’operatività quotidiana, grazie al coinvolgimento di chi lavora direttamente sulle attività aziendali.
In questo modo, ogni fase guida l’impresa verso un modello più moderno e dinamico, rendendo l’innovazione del processo aziendale un cambiamento concreto e realmente condiviso.
1. Definizione degli obiettivi
In un primo momento l’azienda stabilisce cosa desidera ottenere: riduzione dei tempi, abbattimento degli errori, maggiore connessione tra reparti, digitalizzazione documentale, potenziamento del servizio al cliente, riduzione dei costi operativi. Tutto ciò che può essere migliorato.
2. Analisi e mappatura dei processi
Poi si esegue una dettagliata analisi dei processi aziendali – detta anche Business Process Analysis. Qui emergono inefficienze, colli di bottiglia, ridondanze, sprechi e punti critici che rallentano la produttività.
3. Riprogettazione dei processi
Questa è la fase centrale della reingegnerizzazione dei processi aziendali: si ridisegnano i flussi operativi, si ridefiniscono ruoli e responsabilità e si introducono automazioni e integrazioni tecnologiche mirate. Anche la raccolta dati, i controlli di qualità e l’interconnessione tra macchine, software e reparti vengono ripensati come un unico ecosistema – ad esempio attraverso l’adozione di un sistema ERP che coordina tutte le funzioni aziendali.
Ogni soluzione viene modellata sulle esigenze specifiche dell’impresa, rendendo i processi più coerenti, affidabili e intelligenti.
4. Implementazione del nuovo modello
A questo punto i nuovi processi diventano operativi. L’azienda integra gli strumenti tecnologici scelti, ottiene dati di qualità, forma il personale e aggiorna le procedure interne affinché il cambiamento sia recepito e adottato senza frizioni.
È un periodo che richiede coordinamento, comunicazione chiara e una gestione attenta del cambiamento, poiché è qui che la visione progettata prende forma concreta nel lavoro quotidiano.
5. Monitoraggio e standardizzazione
Ora che il nuovo modello è stato integrato e sta lavorando, si misurano i risultati ottenuti, si apportano ulteriori ottimizzazioni e per definire gli standard operativi che garantiscano continuità, scalabilità e controllo.
Settori dove il BPR funziona meglio
Il Business Process Reengineering esprime il suo massimo potenziale nei contesti dove i processi sono ripetitivi, ad alta intensità di tempo o caratterizzati da forte interdipendenza tra reparti.
Come nel manifatturiero, dove la riprogettazione dei processi aziendali permette di integrare macchine e sistemi MES, migliorare la tracciabilità e ridurre significativamente sprechi e tempi di produzione.
Anche la logistica e distribuzione ne trae grandi benefici: dalla gestione del magazzino alla pianificazione delle consegne, ogni passaggio può essere digitalizzato e coordinato, riducendo ritardi e costi operativi.
In ambito amministrativo e contabile, il BPR permette di trasformare attività lente e manuali attraverso workflow approvativi più snelli, digitalizzazione dei documenti e una migliore gestione dei processi aziendali.
Caso di successo: dal cartaceo alla produzione connessa
Un esempio concreto arriva da una PMI bresciana del settore della raccorderia pneumatica. L’azienda gestiva produzione e controlli qualità ancora manualmente, con documentazione cartacea e processi poco integrati.
L’intervento ha previsto la riprogettazione completa dei flussi aziendali e l’implementazione di un sistema ERP integrato con MES e Business Intelligence, digitalizzando totalmente il reparto produzione e controllo qualità, e introducendo un sistema di tracciabilità in tempo reale.
Tra i risultati raggiunti vediamo:
- Riduzione degli scarti: -70%
- Incremento della produttività dei controlli sugli OdL: +300%
- Riduzione delle non conformità sul fatturato: -50%
- Digitalizzazione dei processi con eliminazione del cartaceo
- Migliore reattività e condivisione dei dati con monitoraggio in tempo reale
Una trasformazione che ha permesso all’impresa di crescere, ridurre i costi e rendere i processi più solidi e scalabili.
Quando il BPR può essere meno efficace: rischi e consigli pratici
Il Business Process Reengineering non dà sempre gli stessi risultati. Spesso l’approccio risulta meno efficace quando l’azienda non è culturalmente pronta ad affrontare il cambiamento, sia a livello della direzione che tra le persone che si oppongono alle novità perché “abituate così”.
Anche introdurre la tecnologia senza prima rivedere i processi può produrre effetti contrari, aumentando la complessità anziché semplificare le attività.
Per ridurre questi rischi, è importante coinvolgere poche persone ma competenti, in grado di prendere decisioni strategiche, e scegliere partner tecnologici affidabili con esperienza concreta nel settore di riferimento.
Un buon modo per cominciare è cercare referenze dettagliate prima di iniziare: ciò permette di valutare la qualità degli interventi e garantire che la riprogettazione dei processi aziendali porti a benefici reali e duraturi.
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Autori: Andrea La Rovere, co-founder di Connetia, e Nicola Mondinelli, direttore generale di SCAO.
