Qualche volta abbiamo l’impressione che gli imprenditori pensino che digitalizzare significhi, in buona sostanza, introdurre in azienda un qualche software in più, fare ogni tanto una videoconferenza, aprire una pagina Facebook o utilizzare WhatsApp. Non si rendono conto che la digitalizzazione è prima di tutto un atteggiamento mentale e una predisposizione al cambiamento.
I software sono solo uno strumento, da introdurre laddove risultasse necessario, per raggiungere l’obiettivo.
Ecco perché non ha proprio alcun senso (dal punto di vista del business) dotarsi, ad esempio, di sofisticati software di automazione / controllo di gestione / ERP mantenendo però inalterato il vecchio modello di business.
L’innovazione digitale, infatti, è essa stessa un processo, che implica una serie di attività che – devi saperlo – in pratica non si esaurisce mai perché non si esaurisce mai la veloce e frenetica spinta innovativa delle nuove tecnologie.
Il processo stesso innesca un circolo virtuoso di crescita: nuovi problemi portano nuova conoscenza, che porta nuove soluzioni, che portano nuove opportunità di business.
Anche qui dobbiamo dirtelo francamente: in un’azienda non si può fare innovazione digitale a macchia di leopardo, qui sì e là no.
Ne consegue che, come detto sopra, i processi da implementare in quest’ottica riguardano tutti i reparti, ognuno dei quali ha le proprie specificità e dunque necessita di strumenti (software-hardware) appositi.
Vediamo brevemente quali.
Da sempre qui a Sportello Digitale sosteniamo che la contabilità va fatta in casa per avere il pieno controllo dei numeri (fatturato, costi fissi e variabili, margini, ecc.) ed essere così in grado di verificare in tempo reale se le cose stanno andando bene o no e agire subito di conseguenza.
Ogni mese (tra il 10 e il 15) bisogna analizzare i numeri del mese precedente (fatturato, costi, margini, incassi, ecc.) ed eventualmente correggere il tiro.
Qui servono software per la fatturazione, la contabilità e per il controllo di gestione.
Puoi scegliere un software unico (che gestisce sia la contabilità che il controllo di gestione) o due distinti programmi: l’importante è che siano in grado di comunicare tra loro e scambiarsi i dati, altrimenti sei da capo a dodici.
Tenere traccia della produzione, dei lotti, delle giacenze di magazzino, delle vendite, dei resi, del carico e scarico, delle anagrafiche non è solo una buona prassi per mantenere efficienti i processi produttivi, ma anche per offrire un servizio migliore ai clienti.
Qui vengono d’aiuto i software gestionali, i cosiddetti ERP (Enterprise Resource Planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), che vanno però scelti con cognizione di causa e in modo ponderato, in relazione ai processi produttivi fisici. Se l’azienda non è pronta per un ERP, meglio stare su un software gestionale classico.
I software gestionale, come l’ERP, sono modulabili e si possono acquistare e implementare solo le funzioni che servono all’azienda senza comprare funzionalità inutili.
Sostiene Mark Roberge (già Sales manager di Hubspot):
«Le aziende migliori hanno successo con l’inbound marketing quando lo connettono e lo allineano profondamente con il proprio reparto vendite affinché entrambe le parti del business siano maggiormente misurabili, scalabili ed efficaci».
Siamo d’accordo. Cosa significa?
Significa che vendite e marketing sono compagni di banco e devono collaborare grazie all’utilizzo, in primis, di software per la gestione della relazione con il cliente (i cosiddetti CRM) e di marketing automation (per gestire la comunicazione con i contatti), cui seguono quelli per la creazione di contenuti, per il post-vendita e assistenza, per il funzionamento del sito, per la gestione dei profili social, ecc.
Qui la scelta dei software si fa tanto cruciale quanto difficile. Intanto, è sbagliato affidarsi ad un software senza prima aver mappato i processi e creato la strategia: questi sono passaggi preliminari necessari per capire di cosa realmente l’azienda ha bisogno.
Il rischio è di acquistare un prodotto (alcuni sono anche molto costosi) che poi, all’atto pratico, si rivela del tutto inutile, inadatto o troppo complesso.
Un altro suggerimento che possiamo darti è quello di partire leggero: prendi un software economico e provalo. Quando prendi confidenza e capisci meglio le dinamiche del processo fai un passo in avanti.
Il nostro consiglio è quello di affidarsi a chi ne sa: un ingegnere gestionale o un consulente per la digitalizzazione, il quale conoscendo l’azienda, i suoi processi e il suo modello di business, è in grado di valutare e proporti la soluzione più adatta al tuo caso.
Ne abbiamo visti tanti di imprenditori scottati per aver ceduto a lusinghe e promesse mirabolanti da parte di chi, alla fine, voleva solo vendere il proprio software.
Come Sportello Digitale conosciamo praticamente la logica di tutti i software presenti sul mercato: per le vendite, per il customer service, per le risorse umane, per la gestione finanziaria, per la comunicazione.
Ognuno di loro ha pro e contro, quindi vanno scelti con cognizione di causa, sulla base degli obiettivi da raggiungere e della situazione reale dell’azienda (più avanti trovi un elenco di software consigliati).
Definiti gli obiettivi; stabilite le strategie; decisi gli indicatori di performance; installati i software resta ancora una cosa da fare: l’integrazione verticale (il focus del nostro articolo).
Come forse avrai capito, tutto questo ambaradan, questa vera e propria rivoluzione rischia di rimanere a metà – e dunque di essere una fatica sprecata – se in concreto non permette lo scambio e la condivisione di informazioni all’interno dell’azienda.
Tutte le informazioni devono essere a disposizione di tutti gli interessati, a prescindere dal ruolo, dal reparto, dalla sede di lavoro: dal tecnico alla linea di produzione al top manager, chiunque abbia un ruolo all’interno dell’impresa deve poter avere sempre sottomano dati e informazioni (ovviamente, ogni addetto e reparto vedrà solo dati che gli servono sulla base di precisi criteri aziendali stabiliti a priori).
Lo scambio dei dati permette di tagliare di molto i tempi decisionali, perché tutti (persone, dipartimenti, reparti, processi, sistemi) sono allineati in tempo reale; aumenta la velocità di rielaborazione delle informazioni; ottimizza il flusso delle informazioni; automatizza alcune fasi di analisi.
Li abbiamo citati sopra, ma meritano un breve, ulteriore approfondimento. L’ERP è un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.) e dunque è lo strumento principe per lo scambio di dati e informazioni.
Si tratta di software flessibili che possono essere adattati e personalizzati alle esigenze dell’azienda, sono trasversali ai processi e automatizzano le attività. Sono software che si possono acquistare a pacchetti, con la possibilità, quindi, di spalmare nel tempo l’investimento economico.
Trattandosi di programmi di sistema hanno costi più alti rispetto al singolo software, ma rappresentano il modo più efficace per innovare in modo radicale la propria azienda.
Attenzione: L’ERP non è per tutti! Bisogna prima mappare i processi, re-ingegnerizzarli e installare in modo graduale i vari moduli del software.
Esistono tipologie di ERP pensate anche per le PMI, ma la loro implementazione non è cosa facile: occorre andare a verificare le compatibilità con le case produttrici e valutare la fattibilità con i loro consulenti onde evitare il rischio di perdita di dati o giornate di stop del reparto. Questo sforzo, però, nel lungo periodo paga sempre.
Se ti è venuta la curiosità, prima di concludere, ecco un elenco (non esaustivo) di software che potresti prendere in considerazione, con l’avvertenza di affidarti a tecnici/consulenti esperti per capire quale vada bene per te.
ERP:
SAP Business One; Netsuite; MS Dynamics; Zucchetti; Odoo; Panthera.
Marketing & CRM:
SalesForce; HubSpot; ActiveCampaign; Zoho; Pipedrive; Freshworks.
Produzione e Logistica:
ShipStation; Shippo; E2open; Logility; Unleashed; Manhattan SCM; Epicor SCM; Dassault systemes SCM; Sistemi; Zucchetti.
Project management per gestire commesse e progetti:
Slack; Trello; Basecamp; Asana; Monday; Jira; Freedcamp.
Software generalisti:
Office 365; Google suite; Dropbox; Whatsapp, Telegram; Zoom, Cisco Webex, Skype; Adobe Acrobat.
Insomma, detto brutalmente, devi tenere a mente che:
Non c’è un altro modo per avere un’azienda efficiente, competitiva e moderna.
Sappiamo che, per restare nel mercato, la digitalizzazione è una strada obbligata: se hai letto fin qui, significa che lo sai anche tu. Una strada difficile e complessa, ma entusiasmante che, per chi la intraprende, dischiude opportunità inimmaginabili anche solo fino a 5 anni fa.
L’importante è farlo bene, seguendo i passi corretti e dotandosi degli strumenti giusti.
E, casomai, facendosi aiutare.
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