Digitalizzazione dei processi in mobilità

Hai risorse o collaboratori che svolgono attività per la tua azienda in giro per la città o per il mondo?

Sono processi aziendali anche se non si svolgono direttamente in azienda.
Come tali, meritano di essere efficientati e digitalizzati per risultare ancora più funzionali e profittevoli.

Ti guidiamo alla scoperta di una tecnologia per la digitalizzazione dei processi sul campo utile per lavorare meglio, senza spendere una fortuna e senza aver bisogno di chissà quali competenze.
Serve solo uno smartphone che diventa il mezzo per lo scambio di dati tra operatore mobile e uffici.

Di digitalizzazione del lavoro mobile ne abbiamo parlato con Rubens Aschner, Business Developer di Gazpacho Mobile Italia, la piattaforma per ottimizzare i processi aziendali svolti sul campo.
Gazpacho Mobile si installa velocemente e può essere ampiamente modulato, in base alle esigenze di ogni singola azienda.

Facciamo un passo indietro spiegando meglio cosa vuol dire “lavoro mobile”.
Per attività sul campo intendiamo tutte quelle operazioni che vengono svolte per l’azienda direttamente presso i clienti o, comunque, fuori dalla sede. Per esempio consegne, ispezioni, attività di vendita o servizi di manutenzione.

È impensabile che, nell’era dell’industria 4.0 e della transizione digitale, il back-office e gli operatori mobili non siano sincronizzati.

Aspettare che sia l’operatore a trasmettere i dati raccolti è uno spreco di tempo sia per la risorsa mobile che per gli uffici, che devono elaborare le informazioni derivanti dalle attività esterne.

Avere traccia, in tempo reale, delle attività e della posizione geografica degli operatori sul campo fa risparmiare tempo e rende più proficue le attività. In questo modo, all’occorrenza le priorità possono essere variate e acquisite dalla risorsa sul campo, che rivede il suo percorso giornaliero per rispondere alle esigenze dell’impresa (un venditore, un tecnico delle manutenzioni, un responsabile qualsiasi). In più, avere traccia della posizione geografica della risorsa mobile gli permette di ricevere supporto dal back-office in caso di criticità.

La digitalizzazione dei processi svolti in mobilità semplifica il lavoro dell’operatore e del back-office e rende immediata e sicura la comunicazione tra queste due entità.

Per semplificare, si devono ripensare minuziosamente tutte le attività, al fine di renderle fluide, efficienti, a basso rischio e compatibili con gli obiettivi aziendali.

Solo intervenendo con questo procedimento si potranno vedere i vantaggi di uno strumento digitale.

Nel concreto, è necessario disporre di un organigramma aziendale che metta in chiaro i ruoli, gli incarichi e il potere decisionale che ognuna delle risorse ha in azienda.
Serve, poi, una ripartizione nitida dell’esecutivo. Non devono esserci dubbi su chi deve fare cosa e come.

Questo significa che bisogna progettare un sistema completo che fornisca a ogni risorsa le adeguate indicazioni per svolgere il suo lavoro nel modo corretto.

• Un percorso di formazione aziendale adeguato, in grado di fornire ad ogni risorsa le competenze sufficienti per portare a termine le mansioni in sicurezza e in maniera funzionale.

• I compiti di ogni risorsa e le modalità di svolgimento di ogni attività, fase dopo fase. Queste informazioni si raccolgono in un unico documento chiamato mansionario.

• Gli strumenti o macchinari richiesti per ogni mansione. Queste informazioni devono essere incluse nel mansionario e assumono particolare importanza proprio nelle operazioni a distanza.

• Le modalità di comunicazione e archiviazione dei dati. Stabilire come gestire le informazioni è alla base della salvaguardia dei preziosi dati della tua azienda e dei tuoi clienti. Una procedura standardizzata è una soluzione che si rivela efficace in ogni circostanza.

• Gestione dei task da remoto per procedure snelle. È possibile spuntare una to-do-list portatile con le attività da fare entro un certo lasso di tempo. Un supervisore può aggiungere o rimuovere task alla lista e l’operatore le visualizza in tempo reale.
  Nel contempo, man mano che l’operatore spunta le attività, resta aggiornato sullo stato dei lavori, anche a distanza.
  Si può creare un flusso di lavoro completo di informazioni e integrato con altre funzionalità (come il navigatore satellitare). In questo modo si definiscono le priorità e si rende il lavoro più produttivo.

• Firma grafometrica e esportazione in PDF dei documenti firmati. I contratti e i documenti firmati dai clienti sul dispositivo mobile dell’operatore, vengono automaticamente presentati in pdf ed autenticati da una certificazione digitale. Le firme sono legalmente valide.
  I file sono trasmessi in modo automatico al back-office in modo sicuro e immediato.

• Report integrabili con foto, video e schizzi. Ogni task deve essere rendicontato in un report. Per rendere i report completi ed efficaci è possibile aggiungere documenti visivi come foto e video. Le immagini possono essere di grande aiuto per certificare circostanze relative a qualsiasi ambito, così come grafici, diagrammi o disegni appuntati a mano libera.

• Analisi dei dati per facilitare il controllo di gestione. L’analisi dei dati raccolti viene palesata attraverso grafici e dati statistici. L’integrazione con un software per il controllo di gestione permette di rendere automatica e facile la comunicazione tra le due piattaforme. In questo modo il controllo di gestione dell’impresa è più semplice.

I principali vantaggi sono:

• condivisione automatica di file o cartelle con tutti o alcuni componenti del team;

• sincronizzazione su altri dispositivi dello stesso utente;

• aggiornamenti condivisi in tempo reale;

• possibilità di recuperare i file eliminati per errore;

• sicurezza e affidabilità a prezzi contenuti.

L’azienda “madre” di Gazpacho Mobile è Netalizer, nata 22 anni fa con l’intento di trasformare il cellulare in uno strumento di lavoro per chi opera sul campo. Dieci anni dopo Gazpacho Mobile è stata lanciata sul mercato. Da quel momento aziende di ogni settore e di qualsiasi dimensione hanno avuto modo di creare e impiegare rapidamente soluzioni per il personale sul campo.

Quello che distingue Gazpacho Mobile dalle altre piattaforme (oltre al nome “saporito” ispirato alla zuppa fredda dell’Andalusia) è l’efficienza senza pari.

La piattaforma funziona anche senza una connessione.
Ogni operatore può compilare moduli dinamici anche senza rete. I dati raccolti offline vengono salvati in tempo reale e trasmessi una volta recuperata la connessione.

Gazpacho Mobile è una piattaforma ricca di servizi e funzionalità non presenti su altre piattaforme. Inoltre, è molto robusta e stabile con down time vicino allo zero.

Altro fattore notevole è il servizio clienti, veloce e accurato. Il team di Gazpacho mette a disposizione la ricca esperienza pluriennale per assistere i clienti nell’utilizzo delle soluzioni mobile.

Come, nel concreto, Gazpacho Mobile può aiutare la tua impresa?

• Per esempio, se lavori nel settore della finanza, l’iscrizione dei clienti e la firma dei contratti possono avvenire direttamente dalla piattaforma.

• Se sei un rivenditore B2b e hai delle linee guida per l’esposizione dei tuoi prodotti, puoi far validare dal personale sul campo, l’effettivo display presso un tuo rivenditore, anche attraverso documenti fotografici.
  Puoi anche verificare la presenza di un certo prodotto e ottenere una prova di consegna. Puoi gestire così l’inventario in modo impeccabile, analizzare i dati e fare piani tenendo conto dei feedback dei tuoi rivenditori.

• Nel settore dei servizi, Gazpacho Mobile agevola le aziende nelle operazioni di installazione, monitoraggio e manutenzione degli apparecchi che si trovano dai clienti. Inoltre, è utile per la segnalazione di danni e per la prevenzione delle frodi. Gli interventi possono essere assegnati dall’azienda a ogni risorsa tramite liste di task.

Sappiamo quanto il nostro PARTNER Gazpacho Mobile può essere d’aiuto alla tua impresa e vogliamo permetterti di approfondire la conoscenza con questa azienda.

Ecco perché abbiamo organizzato un webinar gratuito dedicato alla digitalizzazione dei processi in mobilità e alle funzionalità incredibili di Gazpacho Mobile.

Clicca il pulsante e guarda la replica del WEBINAR GRATUITO del 29 settembre 2022 con Sportello Digitale e Gazpacho Mobile.