Analisi costi aziendali: perché ti serve in azienda?

La tua azienda affronta costi fissi e costi variabili. Qual è la differenza? A cosa serve riconoscerli?

Individuare i costi non serve solo a farsi i conti. L’analisi dei costi aziendali ci aiuta a individuare eventuali sprechi e a correggerli tempestivamente.
Serve a rendere più redditizie le attività dell’impresa.

L’analisi dei costi è alla base del controllo di gestione, l’insieme di attività che permettono al titolare o alla Direzione di monitorare l’andamento aziendale.

Vediamo come individuare i costi e come interpretare i risultati dell’analisi.

I costi sono riportati quotidianamente nella contabilità generale, ma come si fa a capire come sono impiegate o consumate le risorse? Queste risposte sono fornite dalla contabilità analitica.

Facciamo un esempio.

Nella contabilità generale, il costo del personale viene raggruppato nelle voci salari e stipendi, oneri contributivi, Inail e TFR.
Nella contabilità analitica si distingue il costo del personale in base ai reparti di produzione e alle funzioni commerciali, amministrative, ecc..

In questo modo, si osserva come il costo del personale si concentra nelle varie aree aziendali e come questo può pesare sulle attività poste in essere per ottenere una data quantità di prodotto.

Alla rilevazione dei costi e alla loro classificazione per destinazione, si affiancano le attività di rilevazione dei dati e dei consumi. Queste avvengono nei reparti produttivi e servono per valutare l’effettivo costo di un prodotto, analizzando le discrepanze tra la distinta base* e l’output effettivo.

*La distinta base è la “ricetta” del mio prodotto, che contiene la descrizione e la quantità di materia prima che serve per un’unità o un lotto, le lavorazioni con i relativi costi e tempi, la quota di costi fissi da imputare al prodotto secondo determinati criteri prestabiliti.

Si suddividono in fissi e variabili.

I costi fissi sono l’insieme dei costi il cui totale è indipendente dalla quantità di beni e servizi prodotti dalla ditta.

I costi variabili sono imputabili alla produzione, alle materie prime e alle attività connesse a quelle che creano i prodotti e i servizi che l’azienda vende, in maniera proporzionale.

Analizziamoli insieme per capire come puoi migliorare il tuo margine. Si sa, il primo guadagno sta nel risparmio e nell’ottimizzazione dei costi.

Questi costi li sostieni sempre, sia che in un mese fai un fatturato esagerato, sia che non vendi nulla.

I costi fissi vanno divisi in due categorie concettuali.

• I costi che rappresentano l’impiego di risorse che partecipano alla creazione di valore in modo diretto, come per esempio i capannoni o le attrezzature (e la loro manutenzione) all’interno dei quali avviene la produzione e senza i quali non sarebbe possibile avviare un impianto o un negozio.

• Altri che possono sembrare più superflui, come gli innumerevoli costi sostenuti per la burocrazia.
  Non dimentichiamoci però che alcuni costi amministrativi sono essenziali, perché senza essi non si potrebbe fatturare o riscuotere il denaro, oppure non si avrebbe a disposizione una rete commerciale in grado di vendere i prodotti.

Alcuni costi che una volta erano visti come improduttivi, per esempio la gestione delle persone (HR management), oggi stanno assumendo una connotazione strategica ed essenziale.

Anche il reparto “marketing e comunicazione” è un’area di costi fissi, ritenuta periferica nelle logiche degli anni scorsi. Oggi, in essa le aziende investono denaro in modo cospicuo e crescente.

Alcuni esempi di costi fissi:

• il pagamento dell’affitto (specialmente di fabbricati destinati a uffici o produzione);

• noleggi di apparecchiature o autoveicoli;

• licenze;

• commercialista, consulente del lavoro, ecc.;

• il canone di un software;

• il costo del lavoro;

• le assicurazioni;

• parte delle spese per utenze o similari;

• parte delle spese di manutenzione;

• tasse di proprietà;

• spese commerciali;

• spese di rappresentanza;

• alcuni oneri tributari.

Nell’era digitale vanno contati come costi fissi anche i siti web quindi:

• hosting e manutenzione;

• dominio.

Alcuni esempi di costi variabili:

• la materia prima (costo variabile per eccellenza);

• materie sussidiarie e di consumo;

• imballaggi;

• lavorazioni esterne;

• l’energia elettrica intesa come forza motrice degli impianti;

• manutenzioni e riparazioni legate ai beni strumentali;

• carburanti di autocarri e furgoni (tassa proprietà e bollo sono fisse);

• consulenze tecniche dedicate al processo produttivo;

• noleggi di beni strumentali, specie se in occasione di picchi di lavoro;

• spese di trasporto.

Io faccio queste considerazioni: se sviluppo un budget nell’arco di un anno, in questo intervallo di tempo so che alcune risorse sono imprescindibili. Tra queste, le persone a vario titolo che impiego nel processo produttivo ed amministrativo.

In quell’unità di tempo, il costo del personale è fisso.

In una PMI (azienda di dimensioni contenute) decidere di licenziare personale, perché l’andamento economico non è quello previsto, è l’ultima delle decisioni che l’imprenditore assume, perché sa che quella risorsa è costata anni di investimenti in addestramento e formazione e non sarà facile sostituirla (oltre al rapporto personale che lega il titolare ai dipendenti). Cosa ancor più critica nel contesto attuale e nel manifatturiero italiano, che da anni lamenta la mancanza di manodopera specializzata.

Anche la nostra normativa sul lavoro non permette di essere così agili nell’assumere o nel licenziare personale.

Queste riflessioni danno spazio ad un’ultima affermazione che io condivido in pieno:

“Nel breve periodo tutti i costi sono fissi”.

Non si riesce in poco tempo a ridurre o adattare il fattore produttivo (costo) alle cambiate esigenze.

Viceversa, nel lungo periodo tutti i costi sono variabili, perché l’azienda è (o dovrebbe essere) in grado di adattarsi al contesto e di agire sui costi improduttivi.

Sì, esistono costi più importanti di altri, soprattutto se ci riferiamo al processo produttivo.

Ricordiamoci che il costo rappresenta l’acquisto di una risorsa: più la risorsa è fondamentale per il business aziendale, più le caratteristiche di quel costo saranno un fattore di successo per l’azienda.

Esempi di costo che rivestono un ruolo determinante in un’azienda sono la materia prima o il personale, già citato.

Basti pensare che la somma dei due spesso copre il 60%-80% dei costi totali di un’azienda.

La disponibilità e le “qualità” della materia prima impiegata (costo variabile) determinano la qualità del prodotto finale, combinata con la capacità del personale (costo fisso) di gestire il processo produttivo in modo efficiente grazie a impianti e macchinari (costo fisso) tecnologicamente avanzati.

Risulta ovvio legare l’importanza dei costi, letti come risorse che sono acquistate ed impiegate, al successo del prodotto o del servizio in termini di capacità di soddisfare un bisogno.

Dunque l’attenzione è legata:

• ai costi dei fattori produttivi che determinano il successo del prodotto o di come esso viene distribuito (in senso lato);

• agli altri costi che permettono di costruire la struttura organizzativa per commercializzare il prodotto servizio, a distribuirlo, a fatturarlo, a gestire i rapporti con il mercato, i clienti, i fornitori, i dipendenti, ecc..

Alcuni costi diventano importanti in funzione del modello di business (per Amazon sono “critici” i costi di logistica e gli investimenti in tecnologie), mentre altri in funzione del contesto.

Il rincaro dei costi energetici ha costretto le aziende a focalizzarsi su questi costi, per decenni trascurati data la loro scarsa incidenza. Ora si scoprono fragili, anche per l’incapacità di reperire sul mercato energia a costi diversi, non avendo funzioni di procurement (funzione acquisti) all’altezza.

Questo spesso si traduce in perdite di tempo, spreco di risorse e processi inefficienti che causano l’incremento dei costi e la riduzione della marginalità.

In questi casi, il monitoraggio attuato con il controllo di gestione di certe variabili aiuta a rientrare nei sentieri che si sono indicati come ottimali.

Non trascuriamo l’opportunità che il monitoraggio della gestione ci fornisce: partire dalla misurazione di un indicatore che dimostra di non essere nei range prefissati, ad esempio il fatturato, per comprendere le cause che hanno determinato l’anomalia prima ancora che i rimedi.

Individuare correttamente le cause di una difformità permette all’azienda di riaffermare ai propri collaboratori la propria strategia e i propri obiettivi. Permette di ottenere un maggior coinvolgimento che si tradurrà in minori scostamenti, almeno laddove essi sono derivati da cause interne come il non rispetto di regole o di procedure perché scarsamente condivise.

Dove li prendo i costi? Dal bilancio?

Una volta individuati, cosa devo fare?

L’analisi dei costi avviene prendendo come prima fonte di dati il bilancio e le sue riclassificazioni.

Anche la contabilità generale, come quella industriale, è necessaria a riconoscere le voci di costo da porre sotto analisi.

Tuttavia, l’esame dei costi si compone di altre azioni ed attinge ad altre fonti.

Ad esempio, dal bilancio possiamo notare che i costi per le assicurazioni degli immobili di un’azienda sono particolarmente elevati.

Prima di esprimere un giudizio dobbiamo verificare lo stato degli immobili, le coperture richieste, i rischi a cui quell’immobile è soggetto e che l’assicurazione deve coprire. Solo così possiamo valutare la congruità di un costo (fisso).

O ancora, possiamo sostenere che il costo del personale in un processo produttivo incide in modo particolare sul costo del prodotto, ma finché non osserviamo come quel prodotto è realizzato e come lavora la manodopera, non possiamo esprimere un giudizio razionale e ponderato.

Sono fonti utili per l’analisi e la valutazione dei costi:

• il bilancio,

• i report,

• la contabilità,

• i contratti dei fornitori,

• le fatture attive o passive,

• le condizioni bancarie,

• l’osservazione diretta dei fenomeni aziendali.

Facciamo un esempio.

L’azienda Alfa ha un costo di produzione del prodotto Beta molto elevato, soprattutto nei confronti dei propri competitor.

Dall’analisi dei costi si scopre che l’incidenza della manodopera è elevata così come i costi per manutenzioni e riparazioni.

Le azioni da porre in essere potrebbero essere 2: esternalizzare alcune lavorazioni o investire in macchinari nuovi e più efficienti per ridurre lead time, interventi umani e sprechi di risorse.

Il titolare e il management decideranno l’una o l’altra via a seconda delle caratteristiche del proprio processo produttivo. Se le fasi da esternalizzare sono fasi a scarso o poco valore aggiunto, può essere utile farle “governare” da fornitori specializzati. Se invece sono attività delicate, allora si opterà per l’investimento in tecnologia e nella formazione del personale.

Torniamo all’azienda con le due linee di produzione uguali ed automatizzate. Se l’efficienza della linea è compromessa dagli operatori, prima di intervenire bisogna risalire alle cause, che potrebbero essere:

1. gli operatori non sono adeguatamente formati;

2. gli operatori stanno rivestendo un ruolo che non è adatto alle loro attitudini;

3. gli operatori non sono sufficientemente motivati.

Capire quale delle tre cause origina il rallentamento della linea sta alla base della riduzione dell’inefficienza e della scarsa marginalità sul prodotto.

Un altro esempio.

L’azienda Alfa da anni si serve del fornitore Beta per l’acquisto delle materie prime.

Le qualità e la disponibilità delle materie prime sono variabili fondamentali per Alfa, che in questi decenni ha costruito un rapporto di fiducia e stima reciproca con Beta e non ha mai ravvisato il bisogno di rivolgersi ad altri fornitori.

Salvo poi scoprire che la materia prima le era venduta a prezzi a volte superiori del 20% rispetto ad altri fornitori.

In questo senso, un’azione da porre in essere è diversificare gli approvvigionamenti, costruire delle short list di fornitori strategici che periodicamente vanno controllate sotto diversi aspetti.

Tagliare i costi per crescere

Tagliare i costi aziendali consente di recuperare risorse da destinare alla crescita aziendale, come:

• fare un progetto Export (scopri l’articolo del nostro mentore Dott. Michele Castagna sull’Export);

• fare un percorso di transizione digitale ed ecologica;

• investire nel marketing;

• investire nel reparto commerciale.

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