L’analisi dei costi aziendali non serve solo a “fare i conti”. È uno strumento fondamentale che permette alle PMI di individuare sprechi e inefficienze, intervenendo prima che i margini si riducano drasticamente e rendendo più redditizie le attività dell’impresa.
Ogni impresa sostiene costi fissi e costi variabili. Ma conosci davvero la differenza? E soprattutto: sai come questi incidono sul reddito della tua attività?
È proprio da qui che nasce il controllo di gestione: l’insieme di strumenti che consente all’imprenditore o alla Direzione di monitorare l’andamento economico e operativo dell’azienda.
Vediamo quindi come individuare i costi dell’impresa e come ridurli in modo consapevole.
I costi aziendali nella contabilità
I costi sono registrati quotidianamente nella contabilità generale, ma da sola non basta per capire come e dove vengono impiegate le risorse.
Ecco che entra in gioco la contabilità analitica, che permette di analizzare i costi per destinazione e di comprendere il reale consumo nei diversi reparti aziendali.
Nella contabilità generale, i costi sono classificati per “natura” e tutti quelli appartenenti alla stessa tipologia sono raggruppati in conti comuni. Ad esempio il costo del personale che è suddiviso in salari e stipendi, contributi, INAIL e TFR.
Invece, la contabilità analitica risponde a una domanda più strategica: in quali attività, reparti o prodotti questi costi vengono assorbiti? Qui il costo del personale si distingue in base ai reparti di produzione, alle funzioni commerciali, amministrative, eccetera.
In questo modo, si osserva il modo in cui questa spesa si concentra nelle varie aree aziendali e come pesa sulle attività svolte per ottenere una data quantità di prodotto.
All’analisi dei costi di prodotto e alla loro classificazione per destinazione, si affiancano le attività di rilevazione dei dati e dei consumi. Queste servono per valutare l’effettivo costo di un prodotto, analizzando le discrepanze tra la distinta base e l’output effettivo.
La distinta base rappresenta la “ricetta” del prodotto e contiene: descrizione, quantità di materia prima per singola unità o lotto, lavorazioni, tempi, costi e quote di costi fissi imputabili secondo criteri prestabiliti.
Quali sono i principali costi che un’azienda deve sostenere?
Generalmente, i costi di un’azienda si suddividono in fissi e variabili.
I costi fissi sono l’insieme dei costi il cui totale è indipendente dalla quantità di beni e servizi prodotti dalla ditta. I costi variabili sono riconducibili alla produzione, alle materie prime e alla creazione di prodotti e servizi che l’azienda vende.
Capire questa distinzione è essenziale per migliorare il margine: infatti spesso il primo guadagno nasce da una corretta gestione dei costi aziendali.
Costi fissi
I costi fissi sono quelli che l’azienda sostiene ogni mese indipendentemente da quanti servizi e prodotti si creano e dal fatturato. Essi vanno divisi in due categorie:
- Costi che creano valore diretto, come impianti, capannoni, attrezzature e la loro manutenzione.
- Costi burocratici e amministrativi, che possono apparire meno produttivi, ma sono spesso indispensabili per far funzionare l’azienda.
Alcuni costi che una volta erano visti come improduttivi – come l’HR management – oggi stanno assumendo una connotazione strategica. Anche il reparto marketing e comunicazione è diventato un ruolo centrale, con investimenti da parte delle aziende sempre più cospicui e crescenti.
Ecco alcuni esempi di costi fissi:
- affitto;
- noleggio di apparecchiature o autoveicoli;
- manutenzione dei macchinari;
- licenze;
- commercialista, consulente del lavoro, eccetera;
- dipendenti;
- assicurazioni;
- utenze o similari;
- tasse di proprietà;
- spese commerciali;
- spese di rappresentanza;
- oneri tributari;
- hosting, dominio e manutenzione del sito web;
- canone dei software
Costi variabili
I costi variabili sono tutte quelle spese direttamente collegate alla produzione di beni o servizi. Sono più sensibili alle variazioni di volume e rappresentano una leva fondamentale nel monitoraggio dei costi aziendali.
Alcuni esempi di costi variabili sono:
- materie prime;
- materie sussidiarie e di consumo;
- imballaggi;
- lavorazioni esterne;
- l’energia elettrica intesa come forza motrice degli impianti;
- riparazioni legate ai beni strumentali;
- carburanti di autocarri e furgoni (tassa proprietà e bollo sono fisse);
- consulenze tecniche dedicate al processo produttivo;
- noleggi di beni strumentali;
- spese di trasporto.
Il costo del personale dipendente è fisso o variabile?
Capire se la manodopera è un costo fisso o variabile dipende dall’orizzonte temporale considerato e dal contesto produttivo dell’azienda.
Nel breve periodo, soprattutto in una PMI, il personale rappresenta un costo fisso: non è facilmente riducibile, richiede investimenti in formazione, addestramento e costituisce un patrimonio di competenze difficilmente sostituibile. Licenziare risorse nel breve termine è una scelta estrema, spesso poco conveniente anche sul piano umano e organizzativo, e la normativa italiana limita ulteriormente la flessibilità.
Mentre nel lungo periodo, il costo del personale tende a diventare variabile perché l’azienda può adattare l’organico alle esigenze produttive e riorganizzare i processi per ridurre inefficienze o ristrutturare attività a scarso valore aggiunto.
Comprendere questa dinamica è fondamentale per una gestione strategica ed efficace dei costi dell’impresa.
Costi essenziali e non essenziali
Non tutti i costi aziendali hanno la stessa rilevanza, soprattutto se osservati all’interno del processo produttivo. Ogni costo rappresenta l’acquisto di una risorsa e, più quella risorsa è determinante per il funzionamento dell’impresa, più incide sul successo del prodotto o del servizio.
Tra i costi essenziali rientrano la materia prima e il personale, che insieme coprono spesso tra il 60% e l’80% dei costi dell’impresa. La qualità del prodotto finale è il risultato della disponibilità e delle caratteristiche della materia prima, integrate con competenze operative e processi produttivi supportati da tecnologie adeguate.
L’analisi deve quindi considerare sia i costi che incidono direttamente sulla creazione e distribuzione del valore, sia quelli che permettono all’azienda di strutturarsi, operare e mantenere relazioni efficaci con il mercato.
Alcuni costi assumono valore in base al modello di business adottato, altri in funzione del contesto economico. Il rincaro dell’energia ha reso evidenti fragilità rimaste a lungo nascoste, soprattutto nelle imprese prive di una gestione strutturata degli approvvigionamenti.
Monitoraggio e analisi dei costi aziendali
Il monitoraggio e l’analisi dei costi aziendali rappresentano il cuore del controllo di gestione e consentono all’imprenditore di acquisire piena consapevolezza di come l’azienda utilizza le proprie risorse. Analizzare i costi non significa limitarsi a osservarne l’ammontare complessivo, ma comprenderne l’evoluzione nel tempo, la distribuzione tra le diverse aree aziendali e l’impatto sulla redditività.
Con l’aumentare delle dimensioni dell’impresa e della complessità organizzativa, cresce il rischio di scostamenti rispetto a valori, regole e procedure definite. Queste “derive” si traducono spesso in sprechi, rallentamenti operativi e processi inefficienti, che incidono negativamente sulla gestione degli oneri e sulla marginalità.
Un efficace controllo dei costi aziendali, supportato da indicatori chiave e report periodici, permette di intercettare tempestivamente queste anomalie.
Il monitoraggio dei costi aziendali offre inoltre un’importante opportunità di lettura strategica: partendo da un indicatore, come un calo di fatturato o un aumento anomalo delle spese, è possibile risalire alle cause prima ancora di definire le azioni correttive.
Questo approccio rafforza l’allineamento interno e i propri obiettivi, favorisce il coinvolgimento delle persone e riduce gli scostamenti futuri, soprattutto quando le criticità derivano da fattori interni e organizzativi.
Come fare l’analisi dei costi passo, passo
L’analisi dei costi prende avvio dai dati economico-contabili, in particolare dal bilancio e dalle sue riclassificazioni, che consentono una prima lettura delle principali voci di costo dell’impresa. Anche la contabilità generale e la contabilità industriale sono strumenti indispensabili per individuare i costi aziendali e per comprenderne la natura fissa o variabile.
Tuttavia, una corretta analisi dei costi aziendali non può limitarsi ai numeri. I dati contabili devono essere interpretati e contestualizzati, integrandoli con informazioni qualitative e operative. Un costo apparentemente elevato – come quello assicurativo o il costo del personale – non può essere giudicato senza valutare i rischi coperti, lo stato degli asset, l’organizzazione del lavoro e le modalità con cui le risorse vengono effettivamente impiegate.
Per questo motivo, all’analisi documentale va affiancata l’osservazione diretta dei processi aziendali. Solo così è possibile comprendere se un costo è coerente con il valore generato o se nasconde inefficienze.
Sono quindi fonti fondamentali: bilanci, report interni, contratti con i fornitori, fatture, condizioni bancarie e l’osservazione sul campo delle attività operative. È dall’integrazione di queste informazioni che nasce una valutazione consapevole e utile ai fini decisionali.
Come si riducono i costi aziendali?
La riduzione dei costi aziendali non è un’operazione immediata, né può essere affrontata con interventi superficiali. Salvo situazioni in cui esistono sprechi evidenti o pratiche poco coerenti con i valori aziendali, i costi non si “tagliano” nel giro di pochi giorni.
Nella maggior parte dei casi, si parla di gestire consapevolmente i costi e di migliorare i processi.
Ogni azione deve tenere conto della natura dell’onere: la riduzione dei costi fissi non essenziali può essere fatta solo nel medio-lungo periodo, mentre quella dei costi variabili è più efficace su interventi di efficienza produttiva.
Spesso, più che eliminare una voce di spesa, è necessario comprenderne le cause e valutarne l’impatto sul valore generato.
Le possibili azioni sono principalmente due: esternalizzare alcune lavorazioni oppure investire in macchinari più moderni ed efficienti, in grado di ridurre i tempi di produzione, l’intervento umano e gli sprechi di risorse.
La scelta spetta al titolare o al management e dipende dalle caratteristiche del processo produttivo. Quando le fasi coinvolte generano scarso valore aggiunto, può essere opportuno affidarle a fornitori specializzati. Se invece riguardano attività critiche, la soluzione più efficace è investire in tecnologia e nella formazione del personale.
Tagliare i costi per crescere
Tagliare i costi aziendali non è un obiettivo fine a sé stesso, ma uno strumento per liberare risorse da reinvestire nella crescita dell’impresa. Un corretto approccio consente di migliorare la marginalità e di destinare capitali a iniziative strategiche, come lo sviluppo commerciale, i progetti di Export, la transizione digitale ed ecologica o il rafforzamento delle attività di marketing e vendita.
Capire dove intervenire richiede metodo, dati e una visione complessiva dei processi. Senza un’analisi strutturata, il rischio è ridurre costi che generano valore o trascurare inefficienze che erodono i margini nel tempo. Per questo, il supporto di figure competenti è spesso determinante.
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Articolo scritto in collaborazione con Andrea Gusberti, commercialista e Corporate Advisor.
